What is Personal Time Management?
Personal Time Management is about controlling the use of your most valuable (and undervalued) resource. Consider these two questions: what would happen if you spent company money with as few safeguards as you spend company time, when was the last time you scheduled a review of your time allocation?
The absence of Personal Time Management is characterized by last minute rushes to meet dead-lines, meetings which are either double booked or achieve nothing, days which seem somehow to slip unproductively by, crises which loom unexpected from nowhere. This sort of environment leads to inordinate stress and degradation of performance: it must be stopped.
Poor time management is often a symptom of over confidence: techniques which used to work with small projects and workloads are simply reused with large ones. But inefficiencies which were insignificant in the small role are ludicrous in the large. You can not drive a motor bike like a bicycle, nor can you manage a supermarket-chain like a market stall. The demands, the problems and the payoffs for increased efficiency are all larger as your responsibility grows; you must learn to apply proper techniques or be bettered by those who do. Possibly, the reason Time Management is poorly practised is that it so seldom forms a measured part of appraisal and performance review; what many fail to foresee, however, is how intimately it is connected to aspects which do.
Personal Time Management has many facets. Most managers recognize a few, but few recognize them all. There is the simple concept of keeping a well ordered diary and the related idea of planned activity. But beyond these, it is a tool for the systematic ordering of your influence on events, it underpins many other managerial skills such as Effective Delegation and Project Planning.
Personal Time Management is a set of tools which allow you to:
eliminate wastage
be prepared for meetings
refuse excessive workloads
monitor project progress
allocate resource (time) appropriate to a task's importance
ensure that long term projects are not neglected
plan each day efficiently
plan each week effectively
and to do so simply with a little self-discipline.
Since Personal Time Management is a management process just like any other, it must be planned, monitored and regularly reviewed. In the following sections, we will examine the basic methods and functions of Personal Time Management. Since true understanding depends upons experience, you will be asked to take part by looking at aspects of your own work. If you do not have time to this right now - ask yourself: why not?
Current Practice
What this article is advocating is the adoption of certain practices which will give you greater control over the use and allocation of your primary resource: time. Before we start on the future, it is worth considering the present. This involves the simplistic task of keeping a note of how you spend your time for a suitably long period of time (say a week). I say simplistic since all you have to do is create a simple table, photocopy half-a-dozen copies and carry it around with you filling in a row every time you change activity. After one week, allocate time (start as you mean to go on) to reviewing this log.
Waste Disposal
We are not looking here to create new categories of work to enhance efficiency (that comes later) but simply to eliminate wastage in your current practice. The average IEE Chartered Engineer earns about 27,000 pounds per annum: about 12.50 pounds per hour, say 1 pound every 5 minutes; for how many 5 minute sections of your activity would you have paid a pound? The first step is a critical appraisal of how you spend your time and to question some of your habits. In your time log, identify periods of time which might have been better used.
There are various sources of waste. The most common are social: telephone calls, friends dropping by, conversations around the coffee machine. It would be foolish to eliminate all non-work related activity (we all need a break) but if it's a choice between chatting to Harry in the afternoon and meeting the next pay-related deadline ... Your time log will show you if this is a problem and you might like to do something about it before your boss does.
In your time log, look at each work activity and decide objectively how much time each was worth to you, and compare that with the time you actually spent on it. An afternoon spent polishing an internal memo into a Pulitzer prize winning piece of provocative prose is waste; an hour spent debating the leaving present of a colleague is waste; a minute spent sorting out the paper-clips is waste (unless relaxation). This type of activity will be reduced naturally by managing your own time since you will not allocate time to the trivial. Specifically, if you have a task to do, decide before hand how long it should take and work to that deadline - then move on to the next task.
Another common source of waste stems from delaying work which is unpleasant by finding distractions which are less important or unproductive. Check your log to see if any tasks are being delayed simply because they are dull or difficult.
Time is often wasted in changing between activities. For this reason it is useful to group similar tasks together thus avoiding the start-up delay of each. The time log will show you where these savings can be made. You may want then to initiate a routine which deals with these on a fixed but regular basis.
Doing Subordinate's Work
Having considered what is complete waste, we now turn to what is merely inappropriate. Often it is simpler to do the job yourself. Using the stamp machine to frank your own letters ensures they leave by the next post; writing the missing summary in the latest progress report from your junior is more pleasant than sending it back (and it lets you choose the emphasis). Rubbish!
Large gains can be made by assigning secretarial duties to secretaries: they regularly catch the next post, they type a lot faster than you. Your subordinate should be told about the missing section and told how (and why) to slant it. If you have a task which could be done by a subordinate, use the next occasion to start training him/her to do it instead of doing it yourself - you will need to spend some time monitoring the task thereafter, but far less that in doing it yourself.
Doing the work of Others
A major impact upon your work can be the tendency to help others with their's. Now, in the spirit of an open and harmonious work environment it is obviously desirable that you should be willing to help out - but check your work log and decide how much time you spend on your own work and how much you spend on others'. For instance, if you spend a morning checking the grammar and spelling in the training material related to you last project, then that is waste. Publications should do the proof-reading, that is their job, they are better at it than you; you should deal at the technical level.
The remaining problem is your manager. Consider what periods in your work log were used to perform tasks that your manager either repeated or simply negated by ignoring it or redefining the task, too late. Making your manager efficient is a very difficult task, but where it impinges upon your work and performance you must take the bull by the horns (or whatever) and confront the issue.
Managing your manager may seem a long way from Time Management but no one impacts upon your use of time more than your immediate superior. If a task is ill defined - seek clarification (is that a one page summary or a ten page report?). If seemingly random alterations are asked in your deliverables, ask for the reasons and next time clarify these and similar points at the beginning. If the manager is difficult, try writing a small specification for each task before beginning it and have it agreed. While you can not tactfully hold your manager to this contract if he/she has a change of mind, it will at least cause him/her to consider the issues early on, before you waste your time on false assumptions
Monitoring Staff
Your Personal Time Management also effects other people, particularly your subordinates. Planning projects means not only allocating your time but also the distribution of tasks; and this should be done in the same planned, monitored and reviewed manner as your own scheduling.
Any delegated task should be specified with an (agreed) end date. As a Manager, you are responsible for ensuring that the tasks allocated to your subordinates are completed successfully. Thus you should ensure that each task is concluded with a deliverable (for instance, a memo to confirm completion) - you make an entry in your diary to check that this has arrived. Thus, if you agree the task for Tuesday, Wednesday should have an entry in your diary to check the deliverable. This simple device allows you to monitor progress and to initiate action as necessary.
Urdu
ذاتی وقت کے انتظام اپنے سب سے قیمتی وسائل کی (اور undervalued) کے استعمال کو کنٹرول کرنے کے بارے میں ہے. ان دو سوالات پر غور : اگر آپ چند نگرانی کے طور پر ساتھ کمپنی پیسہ خرچ ہو جیسا کہ آپ کے پاس کمپنی کا وقت خرچ کرتے ہیں ، جب آخری وقت آپ کو آپ کے وقت تین ہلاک کا ایک جائزہ لینے کے شیڈول تھا؟
ذاتی وقت کے انتظام کی عدم موجودگی کے باعث آخری منٹ کی خصوصیت ہے مر لائنوں کے اجلاسوں میں ، جو یا تو ڈبل بک رہے ہیں یا حاصل کچھ بھی نہیں ، دن جس میں کسی نہ کسی طرح لگ رہے ہو کی طرف سے unproductively پرچی ، بحران ہے جو کہیں سے غیر متوقع طور پر لوم کو پورا کرنے کے لئے کی جاتی ہے. ماحول کے اس طرح کی کارکردگی کا ہراس اور کشیدگی کو غیر معمولی کی طرف جاتا ہے ہے : اس کو روکا جانا چاہئے.
اکثر غریب وقت انتظام سے زیادہ اعتماد کی علامت ہے : تکنیک جس میں چھوٹے منصوبوں اور workloads کے ساتھ مل کر کام کرنے کے لئے استعمال صرف بڑے لوگوں کے ساتھ reused ہیں. لیکن inefficiencies جس میں چھوٹے کردار میں مہتوہین تھے بڑے میں مضحکہ خیز ہیں. تم ایک موٹر بائک سائیکل کی طرح ڈرائیو نہیں ، اور نہ ہی کر سکتے ہیں آپ ایک مارکیٹ کی دکان کی طرح ایک سپر مارکیٹ چین کا انتظام کر سکتے ہیں. مطالبات ، مسائل میں اضافہ کی کارکردگی کے لیے اور payoffs تمام بڑی کے طور پر اپنی ذمہ داری اگنے والے ہیں ، آپ کو مناسب تکنیک کو لاگو کرنے کے لئے جانیں یا وہ لوگ جو کرتے ہیں کی طرف سے بہتر ہونا لازمی ہے. ممکن ہے ، وجہ وقت کے انتظام کے غیر تسلی بخش عمل کیا جاتا ہے یہ ہے کہ یہ تو شاید ہی کبھی تشخیص اور کارکردگی کا جائزہ لینے کے کے ماپا حصہ ہے ، جو بہت سے لوگوں کا اندازہ لگانا ناکام ، تاہم ، سے مباشرت کرتا کہ یہ پہلوؤں کو کرنا کس طرح تعلق ہے.
ذاتی وقت کے انتظام کے بہت سے پہلوؤں ہے. زیادہ تر مینیجرز کچھ تسلیم کرتے ہیں ، لیکن کچھ ان سب کو تسلیم ہے. ایک اچھی طرح سے حکم دیا کی منصوبہ بندی کی سرگرمیوں کی ڈائری اور متعلقہ خیال رکھنے کا آسان تصور ہے. لیکن ان میں سے باہر ، اپنے اثر و رسوخ کے واقعات پر منظم کا حکم دینے کے لئے ایک آلہ ہے ، اس underpins ایسے مؤثر وفد اور پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کے طور پر کئی دیگر انتظام کوشل.
ذاتی وقت کے انتظام کے اوزار جو آپ کو کرنے کی اجازت کا ایک سیٹ ہے :
ضیاع کو ختم
اجلاسوں کے لئے تیار رہنا
ضرورت سے زیادہ workloads انکار
کی نگرانی کے منصوبے پیش رفت
مختص وسائل (وقت) ایک کے کام کی اہمیت کو مناسب
اس بات کا یقین کریں کہ طویل مدتی منصوبوں کی نظرانداز نہیں ہیں
ہر دن کی موثر منصوبہ بندی
ہر ہفتے کو مؤثر طریقے سے منصوبہ بندی
اور ایک چھوٹی سی خود نظم و ضبط کے ساتھ صرف کرنے کے لئے.
چونکہ ذاتی وقت کے انتظام میں کسی دوسرے کو پسند کرتے انتظامی عمل ہے ، اس کا منصوبہ ضروری ہے کی نگرانی اور باقاعدگی سے جائزہ لیا ہے. مندرجہ ذیل حصوں میں ، ہم بنیادی ذاتی وقت کے انتظام کے طریقوں اور کام کی جانچ پڑتال کرے گا. چونکہ سچ تفہیم upons تجربہ منحصر ہے ، تو آپ کو اپنے اپنے کام کے پہلوؤں پر دیکھ کر حصہ لینے کے لئے کہا جائے گا. اگر آپ اب اس حق کو وقت نہیں ہے -- آپ سے سوال : کیوں نہیں؟
موجودہ پریکٹس
وقت : کیا یہ مضمون کی وکالت کر رہا ہے جس سے آپ کو استعمال پر زیادہ سے زیادہ کنٹرول اور اپنے بنیادی وسائل کی تین ہلاک دے گا بعض رواجوں کے اپنانے ہے. اس سے پہلے کہ ہم مستقبل کے بارے میں شروع ، یہ موجودہ پر غور کے قابل ہے. یہ میں آپ کو وقت کا ایک مناسب طویل مدت (کا کہنا ہے کہ ایک ہفتے) کے لئے کس طرح اپنا وقت گزارنے کا ایک نوٹ رکھنے کا سادہ کام کی ضرورت ہوتی ہے. میں سادہ کا کہنا ہے کہ کیونکہ تمام ہے تمہیں کیا کرنا ہے ہے ایک سادہ ٹیبل بنانے کے ، فوٹو کاپی نصف درجن کاپیاں اور یہ آپ کو ایک صف میں ہر وقت آپ کو سرگرمی میں تبدیلی بھرنے کے ساتھ کے ارد گرد لے. ایک ہفتے کے بعد ، یہ لاگ کا جائزہ لینے کے کے لیے وقت مختص (کے طور پر آپ پر جانے کا مطلب ہے شروع).
فضلے کے تلفی
ہم یہاں پر کارکردگی بڑھانے کے لئے (جو بعد میں آتا ہے ہے) لیکن صرف اپنے موجودہ پریکٹس میں ضیاع کو ختم کرنے کے لئے کام کی نئی اقسام پیدا کرنے کے لئے نہیں دیکھ رہے ہیں. اوسط IEE چارٹرڈ انجینئر سالانہ 27،000 پونڈ کماتا ہے : 12،50 کے بارے میں پونڈ فی گھنٹہ ، 1 پونڈ کا کہنا ہے کہ ہر 5 منٹ ، کتنے آپ کی سرگرمی کے 5 منٹ حصوں پر آپ کے پاس ایک پونڈ کی ادائیگی کے لئے؟ پہلے قدم کے کہ آپ کس طرح اپنا وقت گزارنے کا اور آپ کے کچھ آدتےن سوال کا ایک اہم اندازہ ہے. آپ کا وقت لاگ ان ، جو بہتر استعمال کیا ہو سکتا ہے وقت کے ادوار کی شناخت.
فضلہ کے مختلف ذرائع ہیں. سب سے زیادہ عام سماجی ہیں : ٹیلی فون کالز ، دوستوں کی طرف سے ، کافی کی مشین کے ارد گرد مکالمات پر گر. یہ حماقت تمام متعلقہ غیر کام سرگرمی (ہم سب کو ایک وقفے کی ضرورت ہے) کو ختم کرنے کی ہے لیکن اگر اس نے دوپہر میں ہیری چیٹنگ اور اگلے کی ادائیگی سے متعلق ڈیڈ لائن سے ملنے کے درمیان کسی ایک کا انتخاب ہے... آپ کا وقت لاگ ان کریں تمہیں دکھاتا ہوں گا اگر یہ ایک مسئلہ ہے اور تمہارا مالک ہوتا ہے اس سے پہلے کہ آپ اس کے بارے میں کچھ کرنا چاہتے ہو سکتا ہے.
آپ کا وقت لاگ ان میں ، ہر کام کی سرگرمیوں پر دیکھو اور objectively فیصلہ کتنا وقت ہر ایک آپ کے قابل تھا ، اور ہے کہ وقت آ گیا ہے کہ آپ نے واقعی اس پر خرچ کے ساتھ آپس میں موازنہ. ایک گھنٹہ ایک ساتھی کے چھوڑ موجودہ بحث خرچ بربادی ہے ؛ ایک منٹ کلپس کے کاغذ چھںٹائی خرچ بربادی ہے (جب تک ساتھ راحت پہنچاؤ.) ایک دوپہر ایک پلیتجر انعام اشتعال انگیز نثر کا ٹکڑا جیتنے بربادی ہے میں ایک اندرونی میمو پالش کی خرچ. اس قسم کی سرگرمیوں کی قدرتی طور پر جب سے آپ کو چھوٹی سی کرنے کے لئے وقت کو مختص نہیں کریں گے کی طرف سے اپنے اپنے وقت کا انتظام کم ہو جائے گا. خاص طور سے ، ہاتھ سے قبل فیصلہ ، اگر آپ کو ایک کام کرنا ہے ، اس میں کتنا وقت لگے اور اس ڈیڈ لائن کے لئے کام کرنا چاہئے -- پھر اگلے کام پر منتقل.
فضلہ کا ایک اور عام ذریعہ کام جو خلفشار ہے جو کم اہم یا تختپادک ہیں کو تلاش کرنے کی طرف سے ناخوشگوار ہے میں تاخیر سے وجہ ہے. اگر کسی بھی کاموں کو صرف تاخیر کی جا رہی ہیں کیونکہ وہ سست یا مشکل ہیں دیکھنے کے لئے آپ لاگ ان چیک کریں.
وقت اکثر کی سرگرمیوں کے درمیان کو تبدیل کرنے میں بھی بیکار ہے. اس کی وجہ سے ایک ساتھ گروپ کے اسی طرح کے کاموں کو کرنے کے لئے مفید ہے اس طرح ہر ایک کی تاخیر شروع سے گریز. وقت لاگ ان کریں آپ دکھائے گا جہاں ان کی بچت بنایا جا سکتا ہے. تم چاہو تو ایک معمول کے مطابق ہے جس میں ایک مقررہ لیکن باقاعدہ بنیاد پر ان کے ساتھ بارے میں شروع کرنے کے لئے کر سکتے ہیں.
ہے ادینست کام کر رہے
سمجھا جاتا ہے جو مکمل بربادی ہے ، اب ہم کیا محض غیر مناسب ہے باری. اکثر اس کام خود کرنا آسان ہے. فرینک نے اپنے اپنے خطوط کو ٹکٹ کی مشین کا استعمال بات کا یقین کرتا ہے وہ اگلے پوسٹ کی طرف سے چھوڑ ، گرم ، شہوت انگیز ترقی کی رپورٹ میں اپنے جونیئر سے لاپتہ کے خلاصے کے لکھنے بھیج واپس (اور اس کی اجازت دیتا ہے ہے تم سے زور دیا کا انتخاب) سے زیادہ خوشگوار ہے. کوڑا کرکٹ!
سچووں کو سچویی فرائض بتائے بڑے فوائد کی طرف سے بنایا جا سکتا ہے : وہ باقاعدگی سے اگلے پیغام کو پکڑنے کے لئے ہے ، وہ بہت تیزی سے تم سے ٹائپ کریں. آپ کی ماتحت لاپتہ کے حصے کے بارے میں بتا دینا چاہیئے تھا اور کس طرح بتایا کہ (اور وجہ سے) اس کو ترچھا. اگر آپ کو ایک کام ہے جو کہ ایک ماتحت کے ذریعے کیا جا سکتا ہے ، اگلے موقع اس / اس کی تربیت خود ہی کرنے کے کے بجائے شروع کرنے کے لئے استعمال کریں -- آپ کچھ وقت گزارتے ہیں جس میں کام کے بعد کی نگرانی کرنے کی ضرورت ہوگی ہیں ، لیکن ابھی تک کم کر رہی میں یہ اپنے آپ کو.
دوسروں کے کام کر رہے
ان کے دوسروں کو مدد کی رجحان کو اپنے کام پر اہم اثرات مرتب کیا جا سکتا ہے. اپنے کام کی جانچ کے لیے لاگ ان کریں اور فیصلہ کتنا وقت آپ کو اپنے اپنے کام پر خرچ کرتے ہیں اور کتنا آپ کو دوسروں پر خرچ کرتے ہیں -- اب یہ ایک کھلا اور ہم آہنگی کے کام کے ماحول کی روح میں ہے کہ آپ کو باہر کی مدد کرنے کے لئے تیار ہونا چاہئے ظاہر وانچھنیی ہے. مثال کے طور پر ، اگر آپ ایک صبح آپ کو گزشتہ منصوبے کے متعلق تربیت مواد میں گرائمر اور ہجوں کی جانچ پڑتال ، پھر خرچ کہ بربادی ہے. اشاعت پروف پڑھنے ، کہ ان کا کام ہے کیا کرنا چاہئے ، وہ اس پر تم سے بہتر ہیں ، آپ کو تکنیکی سطح پر کرنا چاہیے.
باقی مسئلہ آپ کے مینیجر ہے. پر غور کریں کیا آپ کے کام لاگ ان میں ادوار کاموں کو کہ آپ کے مینیجر یا تو بار بار یا صرف negated اس کو نظر انداز کرنے یا کام کی نئی تشریح کی طرف سے ، بہت دیر کو انجام دینے کے لئے استعمال کیا گیا. آپ کے مینیجر کو موثر بنانا بہت مشکل کام ہے ، لیکن جہاں یہ آپ کے کام اور کارکردگی پر impinges آپ سینگ (یا جو کچھ بھی) کی طرف سے بچھڑے لے اور مسئلہ کا سامنا ہوگا.
آپ کے مینیجر کا انتظام وقت تمہاری فوری طور پر اعلی سے زیادہ آپ کے استعمال پر وقت کے انتظام سے ایک طویل راستہ ہے لیکن کوئی اثرات لگ سکتا ہے. اگر ایک کام بیمار کی وضاحت کی ہے -- وضاحت طلب (یہ ہے کہ ایک ایسے صفحے کے خلاصے کے ایک یا ایک ایسے صفحے کے دس رپورٹ؟). اگر بظاہر بے ترتيب تبدیلی آپ ڈیلیورایبلز میں کہا جاتا ہے ، وجوہات اور اگلی بار ان اور شروع میں اسی طرح کے نکات کو واضح کرنے کے لئے پوچھ لو. اگر مینیجر مشکل ہے ، اس کے شروع کرنے سے پہلے ہر کام کے لئے ایک چھوٹا سا تفصیلات لکھنے کی کوشش کریں اور اس بات پر اتفاق. جب آپ tactfully اپنے مینیجر نے اس معاہدہ کو نہیں ہے اگر وہ / وہ دماغ کی ایک تبدیلی کی ہے پکڑ کر سکتے ہو ، کم از کم اسے / اس کے مسائل جلد از جلد پر غور کرنے کے لئے ، کیونکہ اس سے پہلے کہ آپ کو غلط مفروضات پر اپنا وقت برباد
نگرانی اسٹاف
آپ کی ذاتی وقت انتظامیہ کو بھی دوسرے لوگوں ، خاص طور پر اپنے ماتحت اثرات. منصوبوں کی منصوبہ بندی کا مطلب ہے کہ نہ صرف آپ کا وقت آونٹیت بلکہ کام تقسیم اور یہ اپنے اپنے شیڈولنگ کے طور پر اسی کی منصوبہ بندی ، کی نگرانی اور جائزہ لیا انداز میں کیا جانا چاہیے.
کسی پرتیایڈجت کام () متفق علیہ ختم ہونے کی تاریخ کے ساتھ مخصوص کیا جانا چاہئے. ایک مینیجر کے طور پر ، آپ کو یقینی بنانے ہے کہ اپنے ماتحت کرنے کے لئے مختص کئے گئے کاموں کو کامیابی سے مکمل ہو کے لئے ذمہ دار ہیں. آپ اس طرح اس بات کا یقین کریں کہ ہر کام ایک deliverable (مثال کے طور پر ، تکمیل کی توثیق کے لئے یاد داشت) کے ساتھ یہ نتیجہ اخذ کیا ہے -- آپ اپنی ڈائری میں ایک اندراج کریں یہ چیک کریں کہ یہ آ گئی ہے. اس طرح ، اگر آپ کو منگل کے لئے کام متفق ہیں ، بدھ کے روز اپنی ڈائری میں اندراج deliverable دیکھنے کے لیے ایک ہونا چاہئے. یہ سادہ آلہ آپ کو ترقی کی نگرانی اور ضرورت کے مطابق کارروائی شروع کرنے کی اجازت دیتا ہے.
Personal Time Management is about controlling the use of your most valuable (and undervalued) resource. Consider these two questions: what would happen if you spent company money with as few safeguards as you spend company time, when was the last time you scheduled a review of your time allocation? The absence of Personal Time Management is characterized by last minute rushes to meet dead-lines, meetings which are either double booked or achieve nothing, days which seem somehow to slip unproductively by, crises which loom unexpected from nowhere. This sort of environment leads to inordinate stress and degradation of performance: it must be stopped.
Poor time management is often a symptom of over confidence: techniques which used to work with small projects and workloads are simply reused with large ones. But inefficiencies which were insignificant in the small role are ludicrous in the large. You can not drive a motor bike like a bicycle, nor can you manage a supermarket-chain like a market stall. The demands, the problems and the payoffs for increased efficiency are all larger as your responsibility grows; you must learn to apply proper techniques or be bettered by those who do. Possibly, the reason Time Management is poorly practised is that it so seldom forms a measured part of appraisal and performance review; what many fail to foresee, however, is how intimately it is connected to aspects which do.
Personal Time Management has many facets. Most managers recognize a few, but few recognize them all. There is the simple concept of keeping a well ordered diary and the related idea of planned activity. But beyond these, it is a tool for the systematic ordering of your influence on events, it underpins many other managerial skills such as Effective Delegation and Project Planning.
Personal Time Management is a set of tools which allow you to:
eliminate wastage
be prepared for meetings
refuse excessive workloads
monitor project progress
allocate resource (time) appropriate to a task's importance
ensure that long term projects are not neglected
plan each day efficiently
plan each week effectively
and to do so simply with a little self-discipline.
Since Personal Time Management is a management process just like any other, it must be planned, monitored and regularly reviewed. In the following sections, we will examine the basic methods and functions of Personal Time Management. Since true understanding depends upons experience, you will be asked to take part by looking at aspects of your own work. If you do not have time to this right now - ask yourself: why not?
Current Practice
What this article is advocating is the adoption of certain practices which will give you greater control over the use and allocation of your primary resource: time. Before we start on the future, it is worth considering the present. This involves the simplistic task of keeping a note of how you spend your time for a suitably long period of time (say a week). I say simplistic since all you have to do is create a simple table, photocopy half-a-dozen copies and carry it around with you filling in a row every time you change activity. After one week, allocate time (start as you mean to go on) to reviewing this log.
Waste Disposal
We are not looking here to create new categories of work to enhance efficiency (that comes later) but simply to eliminate wastage in your current practice. The average IEE Chartered Engineer earns about 27,000 pounds per annum: about 12.50 pounds per hour, say 1 pound every 5 minutes; for how many 5 minute sections of your activity would you have paid a pound? The first step is a critical appraisal of how you spend your time and to question some of your habits. In your time log, identify periods of time which might have been better used.
There are various sources of waste. The most common are social: telephone calls, friends dropping by, conversations around the coffee machine. It would be foolish to eliminate all non-work related activity (we all need a break) but if it's a choice between chatting to Harry in the afternoon and meeting the next pay-related deadline ... Your time log will show you if this is a problem and you might like to do something about it before your boss does.
In your time log, look at each work activity and decide objectively how much time each was worth to you, and compare that with the time you actually spent on it. An afternoon spent polishing an internal memo into a Pulitzer prize winning piece of provocative prose is waste; an hour spent debating the leaving present of a colleague is waste; a minute spent sorting out the paper-clips is waste (unless relaxation). This type of activity will be reduced naturally by managing your own time since you will not allocate time to the trivial. Specifically, if you have a task to do, decide before hand how long it should take and work to that deadline - then move on to the next task.
Another common source of waste stems from delaying work which is unpleasant by finding distractions which are less important or unproductive. Check your log to see if any tasks are being delayed simply because they are dull or difficult.
Time is often wasted in changing between activities. For this reason it is useful to group similar tasks together thus avoiding the start-up delay of each. The time log will show you where these savings can be made. You may want then to initiate a routine which deals with these on a fixed but regular basis.
Doing Subordinate's Work
Having considered what is complete waste, we now turn to what is merely inappropriate. Often it is simpler to do the job yourself. Using the stamp machine to frank your own letters ensures they leave by the next post; writing the missing summary in the latest progress report from your junior is more pleasant than sending it back (and it lets you choose the emphasis). Rubbish!
Large gains can be made by assigning secretarial duties to secretaries: they regularly catch the next post, they type a lot faster than you. Your subordinate should be told about the missing section and told how (and why) to slant it. If you have a task which could be done by a subordinate, use the next occasion to start training him/her to do it instead of doing it yourself - you will need to spend some time monitoring the task thereafter, but far less that in doing it yourself.
Doing the work of Others
A major impact upon your work can be the tendency to help others with their's. Now, in the spirit of an open and harmonious work environment it is obviously desirable that you should be willing to help out - but check your work log and decide how much time you spend on your own work and how much you spend on others'. For instance, if you spend a morning checking the grammar and spelling in the training material related to you last project, then that is waste. Publications should do the proof-reading, that is their job, they are better at it than you; you should deal at the technical level.
The remaining problem is your manager. Consider what periods in your work log were used to perform tasks that your manager either repeated or simply negated by ignoring it or redefining the task, too late. Making your manager efficient is a very difficult task, but where it impinges upon your work and performance you must take the bull by the horns (or whatever) and confront the issue.
Managing your manager may seem a long way from Time Management but no one impacts upon your use of time more than your immediate superior. If a task is ill defined - seek clarification (is that a one page summary or a ten page report?). If seemingly random alterations are asked in your deliverables, ask for the reasons and next time clarify these and similar points at the beginning. If the manager is difficult, try writing a small specification for each task before beginning it and have it agreed. While you can not tactfully hold your manager to this contract if he/she has a change of mind, it will at least cause him/her to consider the issues early on, before you waste your time on false assumptions
Monitoring Staff
Your Personal Time Management also effects other people, particularly your subordinates. Planning projects means not only allocating your time but also the distribution of tasks; and this should be done in the same planned, monitored and reviewed manner as your own scheduling.
Any delegated task should be specified with an (agreed) end date. As a Manager, you are responsible for ensuring that the tasks allocated to your subordinates are completed successfully. Thus you should ensure that each task is concluded with a deliverable (for instance, a memo to confirm completion) - you make an entry in your diary to check that this has arrived. Thus, if you agree the task for Tuesday, Wednesday should have an entry in your diary to check the deliverable. This simple device allows you to monitor progress and to initiate action as necessary.
Urdu
ذاتی وقت کے انتظام اپنے سب سے قیمتی وسائل کی (اور undervalued) کے استعمال کو کنٹرول کرنے کے بارے میں ہے. ان دو سوالات پر غور : اگر آپ چند نگرانی کے طور پر ساتھ کمپنی پیسہ خرچ ہو جیسا کہ آپ کے پاس کمپنی کا وقت خرچ کرتے ہیں ، جب آخری وقت آپ کو آپ کے وقت تین ہلاک کا ایک جائزہ لینے کے شیڈول تھا؟
ذاتی وقت کے انتظام کی عدم موجودگی کے باعث آخری منٹ کی خصوصیت ہے مر لائنوں کے اجلاسوں میں ، جو یا تو ڈبل بک رہے ہیں یا حاصل کچھ بھی نہیں ، دن جس میں کسی نہ کسی طرح لگ رہے ہو کی طرف سے unproductively پرچی ، بحران ہے جو کہیں سے غیر متوقع طور پر لوم کو پورا کرنے کے لئے کی جاتی ہے. ماحول کے اس طرح کی کارکردگی کا ہراس اور کشیدگی کو غیر معمولی کی طرف جاتا ہے ہے : اس کو روکا جانا چاہئے.
اکثر غریب وقت انتظام سے زیادہ اعتماد کی علامت ہے : تکنیک جس میں چھوٹے منصوبوں اور workloads کے ساتھ مل کر کام کرنے کے لئے استعمال صرف بڑے لوگوں کے ساتھ reused ہیں. لیکن inefficiencies جس میں چھوٹے کردار میں مہتوہین تھے بڑے میں مضحکہ خیز ہیں. تم ایک موٹر بائک سائیکل کی طرح ڈرائیو نہیں ، اور نہ ہی کر سکتے ہیں آپ ایک مارکیٹ کی دکان کی طرح ایک سپر مارکیٹ چین کا انتظام کر سکتے ہیں. مطالبات ، مسائل میں اضافہ کی کارکردگی کے لیے اور payoffs تمام بڑی کے طور پر اپنی ذمہ داری اگنے والے ہیں ، آپ کو مناسب تکنیک کو لاگو کرنے کے لئے جانیں یا وہ لوگ جو کرتے ہیں کی طرف سے بہتر ہونا لازمی ہے. ممکن ہے ، وجہ وقت کے انتظام کے غیر تسلی بخش عمل کیا جاتا ہے یہ ہے کہ یہ تو شاید ہی کبھی تشخیص اور کارکردگی کا جائزہ لینے کے کے ماپا حصہ ہے ، جو بہت سے لوگوں کا اندازہ لگانا ناکام ، تاہم ، سے مباشرت کرتا کہ یہ پہلوؤں کو کرنا کس طرح تعلق ہے.
ذاتی وقت کے انتظام کے بہت سے پہلوؤں ہے. زیادہ تر مینیجرز کچھ تسلیم کرتے ہیں ، لیکن کچھ ان سب کو تسلیم ہے. ایک اچھی طرح سے حکم دیا کی منصوبہ بندی کی سرگرمیوں کی ڈائری اور متعلقہ خیال رکھنے کا آسان تصور ہے. لیکن ان میں سے باہر ، اپنے اثر و رسوخ کے واقعات پر منظم کا حکم دینے کے لئے ایک آلہ ہے ، اس underpins ایسے مؤثر وفد اور پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کے طور پر کئی دیگر انتظام کوشل.
ذاتی وقت کے انتظام کے اوزار جو آپ کو کرنے کی اجازت کا ایک سیٹ ہے :
ضیاع کو ختم
اجلاسوں کے لئے تیار رہنا
ضرورت سے زیادہ workloads انکار
کی نگرانی کے منصوبے پیش رفت
مختص وسائل (وقت) ایک کے کام کی اہمیت کو مناسب
اس بات کا یقین کریں کہ طویل مدتی منصوبوں کی نظرانداز نہیں ہیں
ہر دن کی موثر منصوبہ بندی
ہر ہفتے کو مؤثر طریقے سے منصوبہ بندی
اور ایک چھوٹی سی خود نظم و ضبط کے ساتھ صرف کرنے کے لئے.
چونکہ ذاتی وقت کے انتظام میں کسی دوسرے کو پسند کرتے انتظامی عمل ہے ، اس کا منصوبہ ضروری ہے کی نگرانی اور باقاعدگی سے جائزہ لیا ہے. مندرجہ ذیل حصوں میں ، ہم بنیادی ذاتی وقت کے انتظام کے طریقوں اور کام کی جانچ پڑتال کرے گا. چونکہ سچ تفہیم upons تجربہ منحصر ہے ، تو آپ کو اپنے اپنے کام کے پہلوؤں پر دیکھ کر حصہ لینے کے لئے کہا جائے گا. اگر آپ اب اس حق کو وقت نہیں ہے -- آپ سے سوال : کیوں نہیں؟
موجودہ پریکٹس
وقت : کیا یہ مضمون کی وکالت کر رہا ہے جس سے آپ کو استعمال پر زیادہ سے زیادہ کنٹرول اور اپنے بنیادی وسائل کی تین ہلاک دے گا بعض رواجوں کے اپنانے ہے. اس سے پہلے کہ ہم مستقبل کے بارے میں شروع ، یہ موجودہ پر غور کے قابل ہے. یہ میں آپ کو وقت کا ایک مناسب طویل مدت (کا کہنا ہے کہ ایک ہفتے) کے لئے کس طرح اپنا وقت گزارنے کا ایک نوٹ رکھنے کا سادہ کام کی ضرورت ہوتی ہے. میں سادہ کا کہنا ہے کہ کیونکہ تمام ہے تمہیں کیا کرنا ہے ہے ایک سادہ ٹیبل بنانے کے ، فوٹو کاپی نصف درجن کاپیاں اور یہ آپ کو ایک صف میں ہر وقت آپ کو سرگرمی میں تبدیلی بھرنے کے ساتھ کے ارد گرد لے. ایک ہفتے کے بعد ، یہ لاگ کا جائزہ لینے کے کے لیے وقت مختص (کے طور پر آپ پر جانے کا مطلب ہے شروع).
فضلے کے تلفی
ہم یہاں پر کارکردگی بڑھانے کے لئے (جو بعد میں آتا ہے ہے) لیکن صرف اپنے موجودہ پریکٹس میں ضیاع کو ختم کرنے کے لئے کام کی نئی اقسام پیدا کرنے کے لئے نہیں دیکھ رہے ہیں. اوسط IEE چارٹرڈ انجینئر سالانہ 27،000 پونڈ کماتا ہے : 12،50 کے بارے میں پونڈ فی گھنٹہ ، 1 پونڈ کا کہنا ہے کہ ہر 5 منٹ ، کتنے آپ کی سرگرمی کے 5 منٹ حصوں پر آپ کے پاس ایک پونڈ کی ادائیگی کے لئے؟ پہلے قدم کے کہ آپ کس طرح اپنا وقت گزارنے کا اور آپ کے کچھ آدتےن سوال کا ایک اہم اندازہ ہے. آپ کا وقت لاگ ان ، جو بہتر استعمال کیا ہو سکتا ہے وقت کے ادوار کی شناخت.
فضلہ کے مختلف ذرائع ہیں. سب سے زیادہ عام سماجی ہیں : ٹیلی فون کالز ، دوستوں کی طرف سے ، کافی کی مشین کے ارد گرد مکالمات پر گر. یہ حماقت تمام متعلقہ غیر کام سرگرمی (ہم سب کو ایک وقفے کی ضرورت ہے) کو ختم کرنے کی ہے لیکن اگر اس نے دوپہر میں ہیری چیٹنگ اور اگلے کی ادائیگی سے متعلق ڈیڈ لائن سے ملنے کے درمیان کسی ایک کا انتخاب ہے... آپ کا وقت لاگ ان کریں تمہیں دکھاتا ہوں گا اگر یہ ایک مسئلہ ہے اور تمہارا مالک ہوتا ہے اس سے پہلے کہ آپ اس کے بارے میں کچھ کرنا چاہتے ہو سکتا ہے.
آپ کا وقت لاگ ان میں ، ہر کام کی سرگرمیوں پر دیکھو اور objectively فیصلہ کتنا وقت ہر ایک آپ کے قابل تھا ، اور ہے کہ وقت آ گیا ہے کہ آپ نے واقعی اس پر خرچ کے ساتھ آپس میں موازنہ. ایک گھنٹہ ایک ساتھی کے چھوڑ موجودہ بحث خرچ بربادی ہے ؛ ایک منٹ کلپس کے کاغذ چھںٹائی خرچ بربادی ہے (جب تک ساتھ راحت پہنچاؤ.) ایک دوپہر ایک پلیتجر انعام اشتعال انگیز نثر کا ٹکڑا جیتنے بربادی ہے میں ایک اندرونی میمو پالش کی خرچ. اس قسم کی سرگرمیوں کی قدرتی طور پر جب سے آپ کو چھوٹی سی کرنے کے لئے وقت کو مختص نہیں کریں گے کی طرف سے اپنے اپنے وقت کا انتظام کم ہو جائے گا. خاص طور سے ، ہاتھ سے قبل فیصلہ ، اگر آپ کو ایک کام کرنا ہے ، اس میں کتنا وقت لگے اور اس ڈیڈ لائن کے لئے کام کرنا چاہئے -- پھر اگلے کام پر منتقل.
فضلہ کا ایک اور عام ذریعہ کام جو خلفشار ہے جو کم اہم یا تختپادک ہیں کو تلاش کرنے کی طرف سے ناخوشگوار ہے میں تاخیر سے وجہ ہے. اگر کسی بھی کاموں کو صرف تاخیر کی جا رہی ہیں کیونکہ وہ سست یا مشکل ہیں دیکھنے کے لئے آپ لاگ ان چیک کریں.
وقت اکثر کی سرگرمیوں کے درمیان کو تبدیل کرنے میں بھی بیکار ہے. اس کی وجہ سے ایک ساتھ گروپ کے اسی طرح کے کاموں کو کرنے کے لئے مفید ہے اس طرح ہر ایک کی تاخیر شروع سے گریز. وقت لاگ ان کریں آپ دکھائے گا جہاں ان کی بچت بنایا جا سکتا ہے. تم چاہو تو ایک معمول کے مطابق ہے جس میں ایک مقررہ لیکن باقاعدہ بنیاد پر ان کے ساتھ بارے میں شروع کرنے کے لئے کر سکتے ہیں.
ہے ادینست کام کر رہے
سمجھا جاتا ہے جو مکمل بربادی ہے ، اب ہم کیا محض غیر مناسب ہے باری. اکثر اس کام خود کرنا آسان ہے. فرینک نے اپنے اپنے خطوط کو ٹکٹ کی مشین کا استعمال بات کا یقین کرتا ہے وہ اگلے پوسٹ کی طرف سے چھوڑ ، گرم ، شہوت انگیز ترقی کی رپورٹ میں اپنے جونیئر سے لاپتہ کے خلاصے کے لکھنے بھیج واپس (اور اس کی اجازت دیتا ہے ہے تم سے زور دیا کا انتخاب) سے زیادہ خوشگوار ہے. کوڑا کرکٹ!
سچووں کو سچویی فرائض بتائے بڑے فوائد کی طرف سے بنایا جا سکتا ہے : وہ باقاعدگی سے اگلے پیغام کو پکڑنے کے لئے ہے ، وہ بہت تیزی سے تم سے ٹائپ کریں. آپ کی ماتحت لاپتہ کے حصے کے بارے میں بتا دینا چاہیئے تھا اور کس طرح بتایا کہ (اور وجہ سے) اس کو ترچھا. اگر آپ کو ایک کام ہے جو کہ ایک ماتحت کے ذریعے کیا جا سکتا ہے ، اگلے موقع اس / اس کی تربیت خود ہی کرنے کے کے بجائے شروع کرنے کے لئے استعمال کریں -- آپ کچھ وقت گزارتے ہیں جس میں کام کے بعد کی نگرانی کرنے کی ضرورت ہوگی ہیں ، لیکن ابھی تک کم کر رہی میں یہ اپنے آپ کو.
دوسروں کے کام کر رہے
ان کے دوسروں کو مدد کی رجحان کو اپنے کام پر اہم اثرات مرتب کیا جا سکتا ہے. اپنے کام کی جانچ کے لیے لاگ ان کریں اور فیصلہ کتنا وقت آپ کو اپنے اپنے کام پر خرچ کرتے ہیں اور کتنا آپ کو دوسروں پر خرچ کرتے ہیں -- اب یہ ایک کھلا اور ہم آہنگی کے کام کے ماحول کی روح میں ہے کہ آپ کو باہر کی مدد کرنے کے لئے تیار ہونا چاہئے ظاہر وانچھنیی ہے. مثال کے طور پر ، اگر آپ ایک صبح آپ کو گزشتہ منصوبے کے متعلق تربیت مواد میں گرائمر اور ہجوں کی جانچ پڑتال ، پھر خرچ کہ بربادی ہے. اشاعت پروف پڑھنے ، کہ ان کا کام ہے کیا کرنا چاہئے ، وہ اس پر تم سے بہتر ہیں ، آپ کو تکنیکی سطح پر کرنا چاہیے.
باقی مسئلہ آپ کے مینیجر ہے. پر غور کریں کیا آپ کے کام لاگ ان میں ادوار کاموں کو کہ آپ کے مینیجر یا تو بار بار یا صرف negated اس کو نظر انداز کرنے یا کام کی نئی تشریح کی طرف سے ، بہت دیر کو انجام دینے کے لئے استعمال کیا گیا. آپ کے مینیجر کو موثر بنانا بہت مشکل کام ہے ، لیکن جہاں یہ آپ کے کام اور کارکردگی پر impinges آپ سینگ (یا جو کچھ بھی) کی طرف سے بچھڑے لے اور مسئلہ کا سامنا ہوگا.
آپ کے مینیجر کا انتظام وقت تمہاری فوری طور پر اعلی سے زیادہ آپ کے استعمال پر وقت کے انتظام سے ایک طویل راستہ ہے لیکن کوئی اثرات لگ سکتا ہے. اگر ایک کام بیمار کی وضاحت کی ہے -- وضاحت طلب (یہ ہے کہ ایک ایسے صفحے کے خلاصے کے ایک یا ایک ایسے صفحے کے دس رپورٹ؟). اگر بظاہر بے ترتيب تبدیلی آپ ڈیلیورایبلز میں کہا جاتا ہے ، وجوہات اور اگلی بار ان اور شروع میں اسی طرح کے نکات کو واضح کرنے کے لئے پوچھ لو. اگر مینیجر مشکل ہے ، اس کے شروع کرنے سے پہلے ہر کام کے لئے ایک چھوٹا سا تفصیلات لکھنے کی کوشش کریں اور اس بات پر اتفاق. جب آپ tactfully اپنے مینیجر نے اس معاہدہ کو نہیں ہے اگر وہ / وہ دماغ کی ایک تبدیلی کی ہے پکڑ کر سکتے ہو ، کم از کم اسے / اس کے مسائل جلد از جلد پر غور کرنے کے لئے ، کیونکہ اس سے پہلے کہ آپ کو غلط مفروضات پر اپنا وقت برباد
نگرانی اسٹاف
آپ کی ذاتی وقت انتظامیہ کو بھی دوسرے لوگوں ، خاص طور پر اپنے ماتحت اثرات. منصوبوں کی منصوبہ بندی کا مطلب ہے کہ نہ صرف آپ کا وقت آونٹیت بلکہ کام تقسیم اور یہ اپنے اپنے شیڈولنگ کے طور پر اسی کی منصوبہ بندی ، کی نگرانی اور جائزہ لیا انداز میں کیا جانا چاہیے.
کسی پرتیایڈجت کام () متفق علیہ ختم ہونے کی تاریخ کے ساتھ مخصوص کیا جانا چاہئے. ایک مینیجر کے طور پر ، آپ کو یقینی بنانے ہے کہ اپنے ماتحت کرنے کے لئے مختص کئے گئے کاموں کو کامیابی سے مکمل ہو کے لئے ذمہ دار ہیں. آپ اس طرح اس بات کا یقین کریں کہ ہر کام ایک deliverable (مثال کے طور پر ، تکمیل کی توثیق کے لئے یاد داشت) کے ساتھ یہ نتیجہ اخذ کیا ہے -- آپ اپنی ڈائری میں ایک اندراج کریں یہ چیک کریں کہ یہ آ گئی ہے. اس طرح ، اگر آپ کو منگل کے لئے کام متفق ہیں ، بدھ کے روز اپنی ڈائری میں اندراج deliverable دیکھنے کے لیے ایک ہونا چاہئے. یہ سادہ آلہ آپ کو ترقی کی نگرانی اور ضرورت کے مطابق کارروائی شروع کرنے کی اجازت دیتا ہے.